O-gruppens retningslinjer

Retningslinjer for drift av Fana Idrettslag orienteringsgruppen

1.  INNLEDNING

Formålet med disse retningslinjer er at driften av gruppen skal være i så faste og gode former som mulig. Dette for at gruppestyret skal ha et utgangspunkt for sitt arbeide og sikre kontinuitet fra styre til styre. I tillegg skal øvrige medlemmer også vite hvilke retningslinjer gruppen drives etter.

Retningslinjene skal ikke være fastlåste, men stadig kunne være gjenstand for revurderinger og eventuelle forbedringer. Forslag til endringer og justeringer av retningslinjene skal fremlegges for og vedtas på gruppeårsmøtet.

Dersom det er motstrid mellom retningslinjene og idrettslagets lov, gjelder idrettslagets lov.

Retningslinjene er sist revidert på årsmøtet 24. mars 2021.

2.  ORIENTERINGSGRUPPENS FORMÅL

Orienteringsgruppen er som del av Fana Idrettslag (Fana IL) og med medlemskap i Norges Orienteringsforbund (NOF) underlagt lover og formålsparagrafer til disse.

Fana IL har vedtatt følgende visjon som gjelder for alle undergrupper: ”Fana IL skal være et ledende idrettslag både på det sportslige og det sosiale plan. Vi skal være en pådriver i utviklingen av idrettstilbudet i Fana. Fana IL sine kjerneverdier er: glede, fellesskap, trygghet og handlekraft.”

Orienteringsgruppen skal søke å realisere denne visjonen innenfor vår særidrett, og gjennom dette særlig søke å skape et bra idretts- og treningsmiljø for alle aldersgrupper. Vi skal også, gjennom turorientering, nybegynnerkurs og andre rekrutteringsaktiviteter, jobbe for å øke folks kartferdigheter og den allmenne kjennskapen til sporten vår.

3.   ÅRSMØTET

Årsmøtet er orienteringsgruppens høyeste organ. Årsmøtet holdes innen en frist satt av hovedlaget, og skal så langt det passer, avholdes iht §§13-17 i idrettslagets lov. Årsmøtet skal behandle innkomne forslag, fastsette årets trenings-/aktivitetsavgift, og godkjenne årsmelding, regnskap og budsjett. 

Arrangements- og kartplan for de kommende årene samt hovedlinjer i aktiviteter etter innstilling fra komitéene vedtas av årsmøtet. Styret kan gjøre mindre justeringer ved behov mellom årsmøtene.

Innkalling til årsmøtet skal kunngjøres på hjemmesiden, og i tillegg distribueres gjennom gruppens epostliste. Årsmøtet er åpent for alle medlemmer av gruppen.

Innkalling til årsmøtet skal kunngjøres senest 1 måned før møtet. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet skal meldes inn til gruppestyret senest 14 dager før møtet. Saksdokumenter skal være tilgjengelige for medlemmene senest 7 dager før møtet.

4.   VALG

Alle medlemmer av gruppen som har fylt 15 år og som ellers oppfyller krav i §6 i lagets lov har stemmerett og er valgbar på årsmøtet.

Årsmøtet velger og oppnevner styre og komitéer.

4.1  Styret

Består av leder, kommunikasjonsansvarlig, kasserer, økonomi-/dugnadsansvarlig, sekretær og ytterligere 1-2 styremedlemmer. Evt. kan ansvarsinndelingen mellom de enkelte styremedlemmene være annerledes, men alle ansvar og oppgaver listet opp i pkt.5 skal i sum være dekket opp.

Minst to av styremedlemmene skal velges for 2 år. 

Ett av styremedlemmene skal velges som nestleder.

Leder velges særskilt for ett år.

4.2  Valgkomité

Årsmøtet skal velge en valgkomité med leder og minst 2 medlemmer. 

Avtroppende valgkomité legger fram forslag til ny valgkomité sammen med sitt forslag til nytt styre.

4.3   Komitéer

Det skal også oppnevnes medlemmer til følgende komitéer/ansvarsområder:

• Trenings-, rekrutterings- og uttakningkomité
• Kartkomité
• Tur-O-komité
• Materialforvalter

Valgkomitéen skal også foreslå personer til disse verv. Hver komité bør bestå av en leder og 2-5 medlemmer.

5.   STYRET

Gruppestyret skal først og fremst være et administrativt og samordnende organ. Styret planlegger hovedtrekkene i gruppens arbeid, og har ansvaret for å utarbeide forslag til årsmelding, regnskap og budsjett til gruppeårsmøtet.

Styret skal holde gruppens medlemmer orientert om gruppens arbeid og situasjon. Det bør avholdes 6-8 styremøter pr. år, eller oftere hvis det ut fra saksmengden er nødvendig. De ansvarshavende/komitélederne for de enkelte arbeidsområder skal kalles inn når det er nødvendig.

Det skal skrives referat fra hvert styremøte, som sendes medlemmene av styret, komitélederne og hovedlaget.

5.1 Styrets oppgaver

Sende løpssøknader, sette opp terminliste og lage mannskapslister. Område/kart for de enkelte løpsarrangementer bestemmes i samråd med kartkomitéen.

Skaffe kandidater til orienteringskretsting og lagledermøter.

Leder har hovedansvaret for disse oppgavene.

Når løp er tildelt/terminfestet, har oppnevnt løpsleder ansvar for oppdatering og utfylling av løpsinformasjon i Eventor, inkl. utlegging av innbydelse, PM, startliste, resultatliste m.m.

Styret sørger for at gruppen til en hver tid har en hovedadministrator i Eventor. Vedkommende tildeler rettigheter til løpsledere og andre medlemmer som har behov for spesielle tilganger. Vedkommende gjennomfører også, på basis av informasjon fra løpsleder og kasserer, løpsrapportering i Eventor, og vedkommende skal generelt være en støttekontakt for og etter behov assistere løpsleder i forhold til praktisk bruk av Eventor.

Styret skal oppnevne en kontaktperson for Fanahytten. Denne skal være kontaktperson mellom gruppen og driftsutvalget for Fanahytten i saker som gjelder bruk av hytten, inklusiv å skaffe hyttevakter.

Styret har ansvaret for å organisere et opplegg slik at telt og vimpel tas med på løp der det er behov for dette.

5.2 Leder

Leder innkaller til og leder styremøtene.

Leder er kontaktperson mellom gruppen og hovedlaget i Fana IL, Orienteringskretsen og NOF. Leder er ansvarlig for informasjon til gruppens medlemmer om styrets arbeid.

5.3 Kommunikasjonsansvarlig

Ansvarlig for:

• formidling av informasjon til medlemmene
• oppdatering av gruppens e-postliste
• hjemmesiden
• at e-post sendt til fordeles til rette vedkommende

5.4 Økonomiansvarlig/Dugnadsansvarlig

Ansvarlig for:

• å organisere og skaffe folk til å gjennomføre dugnader
• at søknader om tilskudd og refusjoner blir sendt med komplett/korrektinnhold og innen gjeldende frister
• kontakt med næringsliv og offentlig forvaltning for om mulig å få tilskudd eller dugnadsoppdrag

5.5 Kasserer

Ansvarlig for:

• betalinger, innkrevinger og føring av regnskap
• oppdatering/ajourhold av medlemslisten

Kasserer utarbeider budsjettforslag i samarbeid med lederen

5.6 Sekretær

Ansvarlig for:

• å skrive og sende ut referat fra styremøtene
• å samle inn data til og ferdigstille årsmeldingen
• draktbestilling

6.   ARBEIDSOPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER FOR KOMITEER I GRUPPEN

6.1 Trenings-, rekrutterings- og uttakningskomité

Har ansvaret for gruppens treninger, inkl. fellestreninger som tildeles gruppen.

Har ansvaret for å arrangere treningssamlinger, fellesturer og sosiale tiltak.

Har ansvaret for rekrutteringsarbeidet og instruksjon av nybegynnere.

Arrangere kurs og trening med O-teknisk opplæring.

Har ansvaret for gruppens instruksjonsmateriell og sørge for at det blir oppdatert. Engasjere trenere.

Har ansvaret for uttak, lagoppstilling og påmelding til stafetter.

Gir råd til styret om hvilke løp som skal dekkes økonomisk, og hvor høy egenandelene skal være.

6.2 Kartkomité

Har ansvar for planlegging og utførelse av gruppens kartprosjekter, og trykking av kart.

Har sammen med styret ansvar for å søke om midler til kartarbeidet.

Har ansvar for ajourhold av gruppens kartplan. Revisjon av planen skal skje minst årlig. Planen skal se minst 4 år fremover i tid, og inkludere alle større arrangementer som klubben har søkt eller vurderer å søke.

Står for salg av gruppens kart.

6.3 Tur-O-komité

Ansvarlig for gruppens turorienteringsopplegg, arbeidet består bl.a. av:

Opplegg/utsetting av poster

Anskaffelse av materiell/instruksjonsfolder

Distribuering av materiell

Kontakt med salgssteder, innsamling av penger

Informere kasserer fortløpende om utdeling og salg. Markedsføring av tyrorientering

Etablering og drift av klubbens sider på turorientering.no

6.4 Materialforvalter

Skal sørge for betryggende oppbevaring og holde oversikt over gruppens materiell

Føre kontroll med materiell som lånes ut og sørge for at det blir levert tilbake

Har ansvaret for innkjøp og vedlikehold av materiell slik at gruppen har det utstyr som er nødvendig

Lage oversikt over gruppens materiell til hjemmeside og årsmelding

7. ØKONOMI

Medlemskontingenten bestemmes av hovedlaget. Trenings-/aktivitetsavgift bestemmes av gruppens årsmøte. Oppdatert informasjon om disse kontingentene/avgiftene skal ligge på hjemmesiden.

Medlemmer som skylder avgifter eller egenandeler for ett år og ikke betaler etter en purring, kan strykes som medlem av gruppen. Medlemmer som ikke har betalt medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift innen senest 2 måneder etter forfallsdato, har ikke krav på økonomisk støtte fra gruppen.

7.1 Medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift

Alle aktive medlemmer betaler hvert år en trenings-/aktivitetsavgift som dekker løp og treninger i Hordaland, med unntak av løp/treninger som styret bestemmer ikke inngår i avgiften vedkommende år.

Avgiften kan endres fra år til år og gruppens årsmøte bestemmer også i hvilken grad tur-o dekkes av avgiften eller ikke.

Etterpåmeldingstillegg dekkes ikke av avgiften. Pådratte kostnader til løp/treninger der medlemmet ikke starter dekkes kun dersom gyldig forfall (f.eks. skade/sykdom oppstår etter avmeldingsfristen) er meldt til kasserer.

For løp og treninger utenfor Hordaland bestemmer styret hvilke arrangementer som helt eller delvis dekkes, se punkt 6.1.

Med Hordaland menes i dette punktet det geografiske området som sorterer under vår orienteringskrets.

7.2 Reisedekning

Det kan gis reisedekning eller reisetilskudd for utvalgte løp/arrangementer, se punkt 6.1. Normalt vil det kun gis dekning inntil billigste reise og billigste overnatting. Ved bruk av privatbil dekkes inntil kr. 2,00 pr.km, i tillegg til nødvendige utgifter til parkering, ferjer og bompasseringer. Reiseregning skal sendes til kassereren snarest etter hjemkomst.

7.3 Dekning av kursavgifter

Til kurs i regi av overliggende organisasjonsledd vil gruppen som regel dekke kursavgiften. Dette forplikter kursdeltakerne til å bruke sine kunnskaper i drift av eller instruksjon i gruppen. Søknad til styret må skje før påmelding til kurset. Evt. dekning av reise og opphold vurderes av styret i det enkelte tilfellet.

8. STATUTTER FOR KARTFOND

Kartfondet skal til enhver tid være plassert på bankkonto til høyest mulige rente. Rentene tilfaller driftsregnskapet for det enkelte år. Årsmøtet kan bestemme at evt. overskudd fra driftsregnskapet helt eller delvis skal overføres til kartfondet. Når årsmøtet behandler siste års driftsregnskap, med tilhørende balanse, skal årsmøtet også behandle siste års regnskap for fondet, med tilhørende balanse.

Midler fra kartfondet kan kun brukes etter vedtak i årsmøte. Årsmøtet vedtar, innenfor rammene nedenfor, hvor mye som kan brukes i det enkelte år.

Inntil kr. 25.000,- pr. år kan fastsettes brukt til kartprosjekter der det ikke er aktuelt å søke spillemidler.

Inntil kr. 50.000,- pr. år kan fastsettes brukt til investeringer i nye kartprosjekter der det søkes om spillemidler. Halvdelen av beløpet betales tilbake til kartfondet når spillemidlene utbetales.

Endring av statuttene for kartfond kan bare foretas på årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer.