1. Innledning

Formålet med disse retningslinjer er å få driften av gruppen inn i så faste og gode former som mulig. Dette for at gruppestyret skal ha et utgangspunkt for sitt arbeide og sikre kontinuitet fra styre til styre. I tillegg skal øvrige medlemmer også vite hvilke retningslinjer gruppen drives etter. 

Retningslinjene er et resultat av en utvikling innen gruppen gjennom mange år og et forsøk på å få nedtegnet de mange hittil uskrevne regler.

Retningslinjene skal ikke være fastlåste, men stadig kunne være gjenstand for revurderinger og eventuelle forbedringer. Forslag til justeringer av retningslinjene skal evt. fremlegges og vedtas på årsmøtet.

Retningslinjene er sist revidert på årsmøtet 2010.

2. Orienteringsgruppens formål

Orienteringsgruppen er som medlem av Fana Idrettslag og Norges Orienteringsforbund underlagt lover og formålsparagrafer til disse.

Fana IL har vedtatt følgende visjon som gjelder for alle undergrupper: ”Fana IL skal være et ledende idrettslag både på det sportslige og det sosiale plan. Vi skal være en pådriver i utviklingen av idrettstilbudet i Fana. Fana IL sine kjerneverdier er: glede, fellesskap, trygghet og handlekraft.”

Orienteringsgruppen skal søke å realisere denne visjonen innenfor vår særidrett, og gjennom dette særlig søke å skape et bra idretts- og treningsmiljø for alle aldersgrupper. Vi skal også, gjennom turorientering og nybegynnerkurs, jobbe for å øke folks kartferdigheter og den allmenne kjennskapen til sporten vår.

 3. Årsmøtet

Årsmøtet er orienteringsgruppens høyeste organ. Årsmøtet holdes innen en frist satt av hovedlaget. Årsmøtet skal godkjenne årsmelding, regnskap og budsjett for kommende år. Skriftlig innkalling til årsmøtet bør leveres til alle gruppens medlemmer. Årsmøtet er åpent for alle medlemmer.

4. Valg

Alle medlemmer av O-gruppen over 15 år har stemmerett på årsmøtet.

Årsmøtet velger:

 

4.1 Styret

Består av leder, kommunikasjonsansvarlig, kasserer, økonomiansvarlig, sekretær og 1-2 styremedlemmer. Minst to av styremedlemmene er på valg hvert år og velges normalt for 2 år.

4.1.1 Leder velges særskilt for ett år.

 

4.2 Valgkomité

De som går ut av styret og som leder av komiteene foreslås som medlemmer av valgkomiteen det påfølgende år.

 

4.3 Komiteer

Det skal også oppnevnes medlemmer til følgende komiteer/ansvarsområder:

• Trenings- og uttakningskomité
• Kartkomité
• Tur-O-komité
• Rekrutteringskomité
• Materialforvalter

Valgkomiteen skal også finne personer til disse verv, som årsmøtet da skal godkjenne. Hver komité bør bestå av en leder og 3 - 5 medlemmer.

5. Styret

Styret skal først og fremst være et administrativt og samordnende organ. Styret planlegger hovedtrekkene i gruppens arbeid, og har ansvaret for å utarbeide årsmelding, regnskap og budsjett til årsmøtet.
Styret skal holde gruppens medlemmer orientert om gruppens arbeid og situasjon. Det bør avholdes 6-8 styremøter pr. år, eller oftere hvis det ut fra saksmengden er nødvendig. De ansvarshavende/komitélederne for de enkelte arbeidsområder kan kalles inn når det er nødvendig. Det skal skrives referat fra hvert styremøte, som sendes medlemmene av styret og hovedlaget.

5.1 Styrets oppgaver

Sette opp terminliste og lage mannskapsliste

Skaffe hyttevakter

Skaffe kandidater til kretsting og lagledermøte

Leder har hovedansvaret for disse oppgavene

5.2 Leder

Innkaller og leder styremøtene
Leder er kontaktperson mellom O- gruppen og hovedlaget i Fana IL, O-kretsen og NOF
Leder er ansvarlig for informasjon til gruppens medlemmer om styrets arbeid

5.3 Kommunikasjonsansvarlig

Stedfortreder for leder

Ansvarlig for info til medlemmene

Ansvarlig for oppdatering av mailinglister

Ansvarlig for hjemmesiden

Kontaktperson for presse

 

5.4 Økonomiansvarlig
Dugnadsanvarlig

Har ansvaret for å skaffe annonser til opptrykk av nye kart

Har ansvaret for å organisere og skaffe folk til å gjennomføre dugnader

Ta kontakt med næringsliv og offentlig forvaltning for om mulig å få tilskudd eller dugnadsoppdrag

5.5 Kasserer

Ansvarlig for regnskap
Kontingent og treningsavgift
Oppdatering av medlemslisten på n3sport
Utarbeider budsjett i samarbeid med lederen

5.6 Sekretær

Skriver og sender ut referat fra styremøtene

Samle inn og ferdigstille årsmeldingen

Draktbestilling

6. Arbeidsoppgaver og ansvarsområder for komiteer i o-gruppen

6.1 Trenings- og uttakningskomité

Har ansvar for gruppens trening innendørs og utendørs i vinterhalvåret.

Har ansvaret for fellestreningene som tildeles O-gruppen.

Har ansvaret for å arrangere treningssamlinger, fellesturer og sosiale tiltak.

Har ansvar for instruksjon utover nybegynnernivå.

Skal til enhver tid ha oversikt over gruppens trenere.

Har ansvar for uttak, lagoppstilling og påmelding til stafetter

Bestemmer i samarbeid med styret hvilke løp som skal dekkes økonomisk, og hvor høy egenandelene skal være.

6.2 Kartkomiteen

Har ansvar for planlegging og utførelse av gruppens kartprosjekter.

Har sammen med styret ansvar for å søke om midler til kartarbeid.

Planlegger gruppens videre kartutvikling sammen med styret.

Utarbeider årlig en tidsplan for revidering av gruppens O-kart.

Står for salg av gruppens kart og fører regnskap med dette

 

6.3 Tur-o-komiteen
Ansvarlig for gruppens turorienteringsopplegg, arbeidet består bl.a. av:

Opplegg/utsetting av poster

Anskaffelse av materiell/instruksjonsfolder

Trykking av poster, distribuering av materiell

Kontakt med salgssteder, innsamling av penger

Arrangementsområder bestemmes i samråd med kartkomité og styret.

Informere kasserer fortløpende om utdeling og salg

Markedsføring av turorientering

6.4 Rekrutteringskomiteen

Har ansvaret for rekrutteringsarbeidet og instruksjon av nybegynnere

Arrangere kurs og trening med O-teknisk opplæring

Har ansvaret for gruppens instruksjonsmateriell og sørge for at det blir oppdatert

Har ansvaret for gruppens utlodninger og basarer

6.5 Materialforvalter

Skal oppbevare og holde oversikt over gruppens materiell

Føre kontroll med materiell som lånes ut og sørge for at det blir levert tilbake

Har ansvaret for innkjøp av materiell slik at gruppen har det utstyr som er nødvendig

Lager oversikt over gruppens materiell til årsmeldingen

Har ansvaret for at telt og Fana-vimpel blir tatt med på løpene

7. Økonomi

Medlemskontingenten bestemmes av og samles inn av hovedlaget. Oppdatert informasjon om denne skal ligge på kassererens side. Medlemmer som skylder kontingent for ett år og ikke betaler etter en purring, strykes som medlem av gruppen. Løpere, som ikke har betalt medlemskontingent innen senest 2 måneder etter forfallsdato, har ikke krav på økonomisk støtte fra gruppen.

7.1 Medlemskontingent og treningsavgift

Alle aktive medlemmer betaler hvert år en treningsavgift som dekker alle løp og treninger i egen krets. Denne avgiften kan endres fra år til år, og oppdatert informasjon om denne skal ligge på kassererens side. Sommerløp og andre nasjonale løp dekkes i utgangspunktet ikke. Unntaket er utvalgte løp som treningskomiteen velger å dekke, se punkt 6.1.

7.2 Reisedekning

Det kan gis reisedekning for utvalgte nasjonale løp, se punkt 6.1. Normalt vil det kun gis dekning av billigste reise og billigste overnatting. Reiseregning skal sendes til treningskomiteen snarest etter hjemkomst. Ved bruk av privatbil dekkes kr 1.75 pr. km og kr 0,50 pr passasjer. 

7.3 Dekning av kursavgifter

Til Norges Idrettsforbund's kurs og til NOF's kurs vil gruppen som hovedregel dekke kursavgiften. Dette forplikter kursdeltagere til å bruke sine kunnskaper i instruksjon i gruppen. Søknad til styret må skje før påmelding til kurset.

 

8. Statutter for reservebeholdning

Det opprettes en reservebeholdning på kr. 200.000,-, som til enhver tid skal være plassert på bankkonto til høyest mulig rente.

Endring av statuttene for reservebeholdning skal behandles av årsmøte eller ekstraordinært årsmøte etter forslag fra styret.

Budsjettet for drift av O-gruppen skal godkjennes av årsmøtet og det skal framgå av budsjettet om og hvor mye av reservebeholdningens midler som er planlagt brukt.

Reservebeholdningen kan brukes etter følgende retningslinjer.

Rentene betraktes som en del av o-gruppens inntekter og inngår i driftsbudsjettet

Inntil 10% av reservebeholdningens opprinnelige størrelse kan brukes til investeringer i idrettsmateriell

Inntil 10% av reservebeholdningens opprinnelige størrelse kan brukes til elitesatsing for de aktive

Inntil 15% av reservebeholdningens opprinnelige størrelse kan brukes til større investeringer i nye kartprosjekter. Det forutsettes at det søkes om tippemidler til prosjektet. Halvdelen av beløpet betales tilbake til reservebeholdningen når tippemidlene utbetales.

Samlet til disse formål kan det brukes inntil 20% av reservebeholdningens opprinnelige størrelse pr. år.